Как распланировать свой день: правила, методики, упущения

Как правильно составлять список дел?

1. Каждый день, лучше всего вечером, составляйте список дел, которые необходимо сделать.
2. В список следует вносить не более 7 приоритетных дел. Не делайте больше этого, потому что невозможно сделать больше дел за один день.
3. Выпишите все пункты подробно. Например: сходите в магазин и купите все необходимое из списка. На отдельном листе бумаги составьте список необходимых вам предметов. Тогда поход в магазин займет у вас гораздо меньше времени.
4. В свой список дел вы должны включить оценку того, сколько времени вам потребуется на выполнение того или иного действия.
5. Ваш список дел всегда должен быть на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно таскают за собой дети, а список теряется, напишите несколько экземпляров.
6. Составьте свой список дел на неделю вперед — так вы будете знать, какие дела особенно срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

1. Для того чтобы планировать свой день и успевать делать дела, важно выработать привычку просыпаться рано. Неважно, нужно ли вам идти на работу или нет. Установите нормальный график сна. Чтобы оставаться бодрым, вам необходимо спать восемь часов в сутки. Поэтому выясните, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы вы могли вставать рано и при этом высыпаться.
2. Важно прислушиваться к своим биологическим часам. Вы сами лучше всех знаете, в какое время вы чувствуете в себе энергию, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете себя энергичным вечером, спланируйте свой день так, чтобы вечером вам предстояло сделать что-то важное. В оставшуюся часть дня займитесь менее важными делами и выделите время для отдыха, саморазвития, встреч с друзьями и т.д.
3. Очень важно правильно расставить приоритеты в своем дне. Сначала делайте то, что важнее всего, а затем второстепенное. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе вы будете весь день думать о них и отвлекаться на них.
4. Не тратьте много времени и энергии на то, что вас ни к чему не приведет. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. Планируя свое время, подумайте обо всех возможностях, которые облегчат вам жизнь. Например, если уборка дома занимает у вас много времени, подумайте о том, чтобы нанять домработницу. Или избавьтесь от вещей, которые вам давно не нужны, разложите все по коробкам и организуйте свою жизнь. Тогда уборка будет отнимать меньше времени.
6. Выполняя работу по дому, проанализируйте, какие факторы чаще всего отвлекают вас и отнимают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговариваете по телефону, думаете о других вещах. Очень часто играют роль психологические факторы, такие как страх не выполнить работу в срок, боязнь взяться за сложное задание или лень.

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна из моих подруг жаловалась на свою неспособность планировать. Когда его спросили,
В чем проблема, она стыдливо опустила глаза и тихо прошептала:
«Я никогда не придерживаюсь плана…». Мне показалось очень интересным взглянуть на план, который никогда не выполняется. В последнем было 27 вопросов, 15 из которых физически невозможно было выполнить за один день.

Распространенной ошибкой в планировании является чрезмерное планирование. Зачем планировать, если в плане есть две задачи? Если составлять план, то только отличный план. К сожалению, великие планы срываются из-за нехватки времени и сил, а затем и вовсе остаются без внимания.

Когда я спросила свою подругу, какое правило она использует при составлении списка дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!». Оказалось, что задания не имеют четких сроков выполнения. Почему их нужно было сделать за один день, было непонятно. Затем я задал определяющий вопрос: зачем она составляет список дел? Она ответила, чтобы день не прошел впустую. Ответ содержал заблуждение, на которое я однажды попался.

Мы часто составляем планы и списки, чтобы доказать свою правоту в собственных глазах. Перед нами иллюзия: чем больше задач я выполню за день, тем продуктивнее я работаю. Однако это ошибка, из-за которой наши ожидания от планирования рушатся, и мы приходим к выводу, что оно нам не подходит.

Когда мы планируем, мы должны понимать цель. Нас интересуют результаты. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы усваиваем и можем применить в жизни.

• Поэтому планирование следует начинать с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем сэкономит силы и время. Планирование позволяет вам держать перед глазами свою главную цель и не сбиваться с пути. Но в свою очередь, это требует осознанности и терпения.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Ваша домашняя рутина вызывает у вас мурашки по коже? Давайте поговорим о том, как справляться со своими обязанностями без стресса.

Приготовление пищи

Если вам не терпится устроить вечеринку после работы, рассмотрите наши предложения.

1. Позаботьтесь о том, чтобы запастись продуктами в холодильнике на неделю. Не стоит тратить время на очереди после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. Если у вас нет машины, купите сумку-тоут.
3. Если вы предпочитаете не есть готовые блюда, приготовьте несколько домашних запеканок — мясные и овощные паштеты, пельмени — на случай, если вы почувствуете недомогание или поздно вернетесь домой. Иначе у вас не останется времени на то, чтобы сделать что-нибудь по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вам нравится готовить. Ежедневное приготовление пищи не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени — мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте в течение нескольких дней.

Уборка

Если у вас нет времени на уборку после работы, лучший способ — поддерживать чистоту и порядок каждый день.

1. Сразу сдавайте одежду в шкаф или корзину для белья, кладите все вещи на место после использования, не накапливайте грязную посуду.
2. Равновесные хозяева сразу же протирают плиту, чистят стояки между ними и подметают пол после приготовления пищи.
3. Посудомоечная машина и робот-пылесос сделают жизнь очень легкой и приятной.

Постарайтесь следовать этим правилам. Тогда не нужно будет тратить часы на уборку квартиры по выходным и проводить генеральную уборку раз в полгода.

СОВЕТ: Попросите своих детей помочь с работой по дому. Соревнуйтесь, кто быстрее протрет пыль, начистит зеркала и вымоет обувь. Небольшое вознаграждение — отличный стимул.

Когда вы вместе занимаетесь домашними делами, вы не только быстрее справляетесь с работой, но и сближаете семью и побуждаете детей заботиться о других.

Пример составления плана на день

Примерное расписание на день выглядит следующим образом

• 6.00 — восход солнца;
• 6.00-6.30 — душ, подзарядка;
• 6.30-7.00 — легкий завтрак;
• 7:00-7:40 — подготовка к работе;
• 8.30-12.30 — работа в офисе;
• 12.30-13.15- обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30-15.00 — работа в офисе; 15.00-15.15 — кофе-брейк в офисе;
• 15.00-15.15- кофе-брейк/прогулка на свежем воздухе;
• 15.15 — 17.30 — офисное совещание;
• 17.30 — 18.30 — шопинг, поездка домой;
• 18.30 — 19.30 — приготовление обеда, ужин;
• 19.30 — 21.00 — время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 — 21.30 — прогулка перед сном;
• 21.30 — 22.00 — душ;
• 22.00 — 23.00 — чтение/музыка;
• 23.00 — спокойный сон.

Вы можете использовать этот образец ежедневного расписания в качестве основы.

Правила эффективного тайм-менеджмента

О том, что такое тайм-менеджмент, вы можете прочитать в нашем блоге. В двух словах, это собрание техник управления временем (от англ. time и manage — «время» и «управление»).

Ниже я опишу пошаговую программу оптимизации личного времени. Он состоит из трех этапов, в каждом из которых всего пять пунктов. Возьмите его и измените свою жизнь к лучшему.

Этап 1. Создание полезных привычек

Здесь мы будем работать с вами над исправлением вредных привычек и формированием полезных.

• Просыпайтесь рано.

О его пользе написано много книг. Например, Хэл Элрод, автор книги «Магия утра», убежден, что первый час после пробуждения является самым важным. И от того, как мы проводим утро, зависит не только успех предстоящего дня, но и жизнь в целом.

Просыпаться рано недостаточно. Автор акцентирует внимание на эффективности затраченного времени. Помогут физические упражнения, медитация, чтение или планирование. Даже если вы ночная сова, старайтесь вставать хотя бы на 10 минут раньше, чем обычно. Через неделю можно увеличить разницу до 20 минут и так далее.

• Составление списка на день

Каковы преимущества такого подхода? Во-первых, перед вами будет четкий план действий, который поможет вам сосредоточиться и меньше отвлекаться. Во-вторых, список разгрузит ваш мозг от необходимости держать все в голове. И наконец, когда вы начнете вычеркивать свои задачи перед сном, вы почувствуете, что день прошел продуктивно.

• Держать все в порядке

Трудно сосредоточиться на чем-то, когда вокруг вас беспорядок и хаос. Научитесь своевременно удалять ненужные файлы с телефона и компьютера, поддерживать порядок на рабочем месте, дома и в машине. Это не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам стать более дисциплинированным и организованным.

• Решайте проблемы по мере их возникновения

Бывают моменты, когда вам вдруг нужно сделать что-то неожиданное: посетить врача, съездить в автосервис, вызвать сантехника, сделать срочную покупку. Не накапливайте важные задачи, как снежный ком. Сразу же внесите их в свой список на день или неделю и делайте все вовремя.

• Откажитесь от вредных привычек.

Мы говорим о тех вещах, которые крадут наше время. К ним относятся общение в социальных сетях, просмотр телевизора, пятиминутные перекуры, игры в мобильных приложениях и т.д. И снова побег с рабочего места к кофеварке — это не про кофе, это про откладывание дел на потом. Если задачи из вашего списка еще не вычеркнуты, не позволяйте себе отвлекаться на праздные занятия.

Этап 2. Планирование и расставление приоритетов

Когда мы выработали полезные привычки, самое время начать управлять своим временем.

• От сложности к простоте

Эксперт по управлению временем Брайан Трейси любит цитировать высказывание Марка Твена: «Если бы вы каждое утро ели живую лягушку, вы бы провели остаток дня с легким чувством, что худшее уже позади». Лягушка, в нашем случае, — это большой и сложный бизнес. Выполняйте его сначала, пока ваша концентрация и ловкость еще на пике.

• Правило 20/80

Этот принцип также называют законом Парето, в честь итальянского социолога, который его вывел. Вильфредо Парето утверждал, что 80% успеха достигается лишь 20% усилий. Остальные усилия практически не дают результата. В нашем случае рекомендация может быть такой: когда перед вами стоит большая задача, оцените, какие действия могут привести к ее решению, и выберите только 20% самых важных. С их помощью вы максимально приблизитесь к результату.

• Разбивка на части

Когда мы видим одну большую задачу, это порождает в нас страх и сомнения. Попробуйте разбить его на более мелкие шаги. Возьмем, к примеру, изучение иностранного языка. Идея о том, что сегодня нам нужно запомнить 3 английских слова, вызывает меньше сопротивления, чем общая цель выучить 1000 слов за год.

• Оптимизация нашего распорядка дня

Все мы ходим за продуктами, убираем дом и выполняем другие рутинные дела, тратя на них драгоценные минуты и часы. Что если бы мы могли спланировать их таким образом, чтобы тратить на них меньше времени? Например, вместо того чтобы каждый день тратить 30 минут на поход в магазин, выделите один день в неделю для крупных покупок. А чтобы освободить выходные дни для уборки, приводите квартиру в порядок в течение пяти минут каждый день. Ищите способы, которые работают для вас.

• Следуйте матрице Эйзенхауэра

Это самый популярный инструмент управления временем. Его суть заключается в том, чтобы разделить ваши задачи на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, срочные неважные и несрочные неважные. Задачи с наивысшим приоритетом (категория «А» на рисунке ниже) выполняются в первую очередь, а затем в порядке убывания.

Этап 3. Работа над эффективностью

Таким образом, мы выработали полезные привычки и научились более эффективно распоряжаться своим временем. Последний шаг — повышение эффективности выполнения заданий.

• Сосредоточение на одном деле одновременно

Научно доказано, что мужской мозг не может продуктивно работать над двумя задачами. И хотя женщины более способны в этом отношении, концентрация на одном деле в одно время важна независимо от пола. Чтобы хорошо и быстро выполнить работу, не стоит отвлекаться на параллельные задачи.

• Больше никаких отвлекающих факторов

Многие люди не видят ничего плохого в том, чтобы работать с включенным телевизором в фоновом режиме. На самом деле их продуктивность во много раз ниже. Старайтесь не отвлекаться на смартфон или телевизор, чтобы ваша концентрация была как можно выше.

• Ограничение по времени

Ученые доказали, что этот трюк позволяет мозгу работать более эффективно. Если вы установите для своего мозга временные рамки перед выполнением задания, вы обнаружите, что выполняете его быстрее и качественнее.

• Вознаграждение и похвала

Выполнили большую работу в срок? Молодец! Похвалите себя и сделайте что-нибудь приятное. Мотивация очень важна в любой деятельности. Приучите свой мозг к тому, что за достижением всегда следует награда. Устройте себе вечер просмотра любимого сериала, купите желанную вещь, побалуйте себя лакомствами.

• Хороший отдых = продуктивность

Если вы поставите перед собой цель все успеть, начать работать без перерывов и выходных, быть максимально сосредоточенным и продуктивным, это приведет только к выгоранию. Отдых является неотъемлемой частью эффективной работы. Следите за качеством и временем своего сна, больше дышите свежим воздухом и двигайтесь.

Я также рекомендую ознакомиться с другими техниками управления временем.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Приготовление вечером хорошо подходит для людей, которым трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Вигналла [1]. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, в рабочей одежде или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

2. Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Социальная экономика Как справиться с промедлением и нытьем: подкаст Time to Stop

3. Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки [3]. Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или жюри. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро [4]- делая самую трудную и неприятную задачу первой. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода Марк Форстер [6] считает, что сначала нужно перечислить все дела в одном списке, а затем читать его медленно, пока не захочется остановиться на одном задании. Неважно, насколько велика задача, важнее, чтобы вы хотели выполнить ее прямо сейчас. Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер советует не делать этого. [7] Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Настоящая работа помогает вам добиться успеха в вашем бизнесе или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своим масштабам. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования». Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент [8]. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный период времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Метод Тони Шварца «90 на 30» [9] и метод The Muse «52 на 17» [10] основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, человек не упускает из виду домашние дела, которые учитываются при расчете его рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, вы должны ежедневно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели. Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вводятся в первой колонке в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Исправьте это. В течение нескольких недель каждые один-два часа записывайте задачи, которые вы выполнили, и время, затраченное на их выполнение. Вы можете пропускать двух-трехминутные задания. Цель сцены — фиксация, наблюдение за собой со стороны.
• Найдите то, что важно. По истечении недель отметьте в том же блокноте, когда время было использовано правильно, когда задание можно было выполнить быстрее и когда время было потрачено зря.
• План. Скорректируйте свой график и рабочий процесс на основе статистических данных.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система управления делами и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине 20-го века. Все настоящие и будущие проблемы распределены по четырем категориям матрицы в соответствии с их срочностью и важностью. Матрицу трудно использовать постоянно, но к ней можно периодически возвращаться, когда мы поглощены работой и домашними обязанностями. Вот как его использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное — сделать. Это задания со сроками выполнения. Например, сделать проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Их невыполнение может привести к неприятным последствиям.
• Важные и несрочные запланированы. Это вещи без срока, которые нужно сделать, чтобы продвинуться вперед. Например, ходить в спортзал, учить иностранный язык, посещать нетворкинг-сессии. Эти вещи нужно планировать заранее, чтобы не пропустить их.
• Неважные и срочные дела следует делегировать. Рутины, не требующие специальных навыков. Например, публикация статьи в блоге, приготовление еды, составление списка рассылки для коллег, стирка одежды. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные следует удалить. Это деятельность, которая не полезна для работы и не помогает вам достичь своих целей. Например, прокручивание своих каналов в социальных сетях, видеоигры или просмотр телевизора. Такая деятельность отнимает много времени, поэтому ее нужно контролировать или вовсе отказаться от нее.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод, подходящий для тех, кто хочет создать идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, аспирант и клинический психолог, считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им удобно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать не позднее 11 вечера.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 утра до 5 вечера и должны ложиться спать до 10:30 вечера.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их рабочее время с 7:30 до 12 часов, они продуктивно работают до 8 часов вечера и легко ложатся спать в 00 часов.
• Дельфины». Люди с беспокойным ритмом сна, поэтому даже если они встают между 6 и 10 часами, они легко засыпают снова. Чтобы заснуть до полуночи, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Их активность возрастает в период с 10 утра до 6 вечера.

Бреус считает, что, адаптируя личный и профессиональный график к своим биоритмам, люди улучшают качество своей жизни.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте свое время на просмотр телевизора. Вы можете смотреть все, что хотите, онлайн, без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, на форумах и в играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Задумывались ли вы когда-нибудь, сколько времени вы тратите на перекуры? Это отнимает не только ваше время, но и здоровье. Вредные привычки несовместимы с успехом.
4. Научитесь преодолевать лень, непоследовательность и непунктуальность. Заранее установите напоминания на телефоне, будильнике, чтобы не опоздать. Установите временные рамки для всех видов деятельности.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать свое рабочее пространство, запастись необходимыми канцелярскими принадлежностями. Сделайте также картотеку, чтобы у каждого дела была своя папка. Аллен также советует написать четыре списка дел:

• Дела, которые нужно сделать за короткий промежуток времени.
• Проекты, требующие комплексного подхода.
• Проекты, которые по тем или иным причинам пока не могут быть завершены.
• Список «когда-нибудь».

Делайте похожие дела подряд, чтобы быстрее справиться с рабочими задачами. Мозг привыкает к определенному виду работы и с каждым разом справляется с ней все быстрее.

Если у вас очень тяжелая задача или проект, вам следует разбить его на этапы. Тогда задача становится более ясной и реальной для выполнения. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не делайте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные деловые люди планируют самые важные дела на первую половину дня. Вы не можете откладывать дела, которые являются для вас приоритетными. Как говорится: «За работу — шагай смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают проблемы и препятствия в своей жизни. Все, что для этого нужно, — приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понять, что человек, который устал и нездоров, не может продуктивно работать и жить полной жизнью.

Поэтому вы должны:

1. Высыпайтесь.
2. Соблюдайте здоровую диету. Ешьте как можно больше фруктов и овощей.
3. Упражнения улучшают иммунную систему, сохраняют бодрость духа и положительно влияют на деятельность мозга. Улучшается память и концентрация внимания, а нервные клетки восстанавливаются быстрее.
4. Придерживайтесь списка дел. Запишите их на каждый день, неделю и год.
5. Не отвлекайте себя ненужными делами или бесполезным общением. Не делайте работу за других.
6. Планируя свой день, не берите на себя больше обязанностей, чем вы можете осилить. Будьте сознательны в отношении своего времени и энергии.
7. Поддерживайте порядок в доме и на рабочем месте. У каждой вещи должно быть свое место, а у каждой задачи — свое время. Когда вы поддерживаете порядок в делах, вы тратите гораздо меньше времени на их выполнение. Выработайте привычку поддерживать порядок и организованность.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь как можно больше упростить и сократить время, необходимое для выполнения каждой задачи.
9. Используйте современные технологии. Даже дома мультиварка, микроволновая печь, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление пищи.
10. Всегда вознаграждайте себя за каждый успех. Если вы вовремя справились с важным заданием, дайте себе 15 минут, чтобы расслабиться и съесть что-нибудь сладкое, или поищите 10 минут в одноклассниках.
11. Не стремитесь к совершенству, его не существует. Если вы будете зациклены на том, чтобы сделать все еще лучше, то в итоге будете топтаться на месте и доводить себя до истерики.
12. Не нагромождайте свободные концы. То, что вы планировали сделать сегодня, сделайте!
13. Никогда не бойтесь просить о помощи или распределять определенные задачи между своими сотрудниками.

Помимо составления списка дел, существует несколько эффективных техник планирования, которые широко используются в тайм-менеджменте. Это техника управления временем, включающая правила и принципы, которые помогают людям правильно организовать свое время и добиться максимальной эффективности при выполнении каждой задачи.

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое и самое простое правило — начать вставать немного раньше каждый день. По мнению Хэла Элрода, автора книги «Магия утра»: первый час после пробуждения является самым важным и определяет успех не только предстоящего дня, но и всей жизни в целом.

Однако важно не только привить себе привычку вставать рано, но и эффективно использовать этот час. По словам автора книги, есть несколько простых ритуалов, которые можно выполнять в этот час: медитация, планирование, чтение, упражнения и т.д. Но реализовать их все сразу практически невозможно. Я рекомендую двигаться постепенно: в первую неделю вставать на 10 минут раньше обычного и делать утреннюю зарядку. Через неделю упражнения и медитацию нужно выполнять на 20 минут раньше и так далее. Менее чем через 2 месяца вы сможете легко вставать на час раньше, чтобы наполнить утро здоровыми ритуалами, и у вас появится временной интервал, который поможет вам делать по утрам гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило — составить список дел на день. Вы можете удивиться, узнав, что даже Лев Толстой, живший почти 200 лет назад, советовал составлять список дел утром и подводить итоги сделанного вечером.

Прошло много лет, а этот совет не потерял своей актуальности. Составлять список дел лучше всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь вам справиться с поставленными задачами? Во-первых, у вас будет полное представление о том, что нужно сделать в течение дня — это поможет вам не отвлекаться и успеть сделать как можно больше. Во-вторых, список дел помогает «освободить» ваш мозг от необходимости держать план в голове — это помогает вам быть более продуктивным. В-третьих, когда вы вычеркиваете дела из списка дел, это дает вам ощущение, что день проходит хорошо, поскольку к вечеру у вас будет четкое представление о достигнутых целях. Самое главное, видя перед собой список дел, легко определить приоритетность наиболее важных дел.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с 2-3 ключевых задач в день и старайтесь всегда делать то, что вы хотите. Когда это войдет в привычку, вы сможете увеличить количество задач.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно успеть все сделать, когда вокруг царит хаос. Чтобы повысить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в машине.

Если вы научитесь постоянно поддерживать порядок в делах, это даст вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка в делах дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет вам достичь своих целей. Во-вторых, работать в такой обстановке гораздо легче и приятнее — вы можете сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться ни на что другое.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если вы когда-нибудь пытались измерить, сколько времени отнимают ненужные вещи, такие как просмотр телевизора, интернет-серфинг, использование смартфона, просмотр сериалов, вы будете удивлены цифрой. Возможно, это вошло в привычку, и вы перестали замечать, как эти «пожиратели времени» отнимают драгоценные минуты и часы вашей жизни. Пришло время избавиться от него.

Начните с того, что перестаньте терять время, когда ваш список дел еще не закончен. Это просто: когда вы замечаете, что отвлекаетесь на телевизор, интернет или социальную сеть, спросите себя, сделали ли вы все, что должны были сделать в этот день. Если нет, отложите развлечения и работайте над своим списком. А когда все будет сделано, вы сможете вознаградить себя заслуженным отдыхом и расслаблением. Когда это войдет в привычку, вам станет намного легче выполнять дела.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится иметь дело с определенными проблемами и обязанностями, которые не являются частью обычной рутины. Иногда вам нужно записаться на прием и пойти к врачу, иногда ваша машина может сломаться, и вам придется ехать в сервис, а иногда вам нужно выбрать время и пойти купить важную вещь. Если вы начинаете сомневаться в некоторых вещах, они становятся неубедительными. Но есть решение этой проблемы.

Начинайте решать такие проблемы сразу же после их возникновения. Как только такая задача возникнет, внесите ее в список дел на сегодня и решите ее при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку и изменит вашу жизнь к лучшему. Поверьте, лучше делать их регулярно, чем откладывать на потом, чтобы в один прекрасный день сделать целую кучу дел сразу.

Читайте также: Как стать косметологом, с чего начать, нужно ли медобразование

Учимся планировать свой день по методу Эйзенхауэра

Этот метод, ставший классикой тайм-менеджмента, считается очень эффективным и, при последовательном применении, довольно простым. Его разработал и успешно применил в своей жизни Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США.

Что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра?

Этот метод основан на матрице, которая поможет вам разделить все ваши проблемы и задачи на 4 категории в соответствии с их важностью и срочностью. Такая сортировка дел поможет вам выбрать, какие из них нужно сделать в первую очередь, а от каких лучше отказаться. И те, которые не требуют спешки, но являются самыми важными в долгосрочной перспективе.

Как составить список дел на основе матрицы приоритетов

Начните с того, что запишите все свои задачи. В контексте времени вы можете выбирать задачи по дням/неделям/месяцам. Впервые еженедельные задачи будет легче увидеть.

Затем разделите лист на секции, как показано на рисунке ниже, или используйте готовый распечатанный шаблон матрицы.

Проведите все выписанные вами вещи через матрицу — отнесите их к определенной категории:

1. важным и неотложным,
2. важно, но не срочно
3. неважный и срочный
4. неважным и не срочным.

Совет: Сконцентрируйте свое внимание и усилия на второй группе случаев. В долгосрочной перспективе они становятся основой для самых важных достижений. Задачи из первой группы должны решаться в первую очередь, но важно, чтобы ваш день не состоял только из них, так как они отнимают много энергии.

Задачи группы 3 — это, как правило, отвлекающие задачи, которые не являются особенно полезными. Вы должны свести их к минимуму, тратить на них мало времени и лучше делегировать их. Что касается группы 4, то от них следует избавиться как можно больше.

Поначалу планирование может показаться сложным, скучным и отнимающим много времени. Но если вы найдете свой метод, потренируетесь и получите первые результаты, вы сможете оценить его по достоинству и, конечно, получите удовольствие от самого процесса.